4. Como escrever um e-mail...
Como escrever um e-mail...
Levando em conta que estamos falando de e-mails em ambiente de trabalho, é importante ter a sensibilidade de saber que tom utilizar nas mensagens. Isso depende: do posto ocupado pelo destinatário; do posto ocupado pelo emissor; do teor da mensagem; do objetivo da mensagem; se o e-mail é interno ou se é enviado a um cliente ou colaborador externo.
De modo geral, é desejável que se adote um tom minimamente formal ao se enviar uma mensagem para colegas de trabalho. Lembremos que estamos escrevendo – tudo fica registrado!
Há, claro, sutis diferenças de tom entre uma mensagem enviada a um colega de mesma função e uma enviada ao diretor, por exemplo, mas o tom despojado não é adequado nesse contexto.
Tomando por base a realidade que se tem observado atualmente, em que o e-mail ocupa, a cada dia, um espaço maior no processo de comunicação das empresas, é importante estabelecer alguns parâmetros para as mensagens que enviamos.
Vejamos:
- Objetividade – todos recebem muitos e-mails todos os dias. É importante que as mensagens sejam objetivas, para que o destinatário tenha a chance de lê-las e respondê-las.
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- Prioridade – a informação mais relevante deve ficar destacada. Muitas vezes, lemos um texto enorme para encontrar, escondida no meio de várias considerações, a informação que realmente queríamos.
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- Síntese – e-mail não é carta. Deve-se sintetizar a mensagem, de modo que a clareza do texto fique garantida.
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- Neutralidade – a mensagem deve ser uma fonte de informação, e não um muro de lamentações. O relato deve ser isento, e as opiniões só devem ser externalizadas se isso for solicitado.
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- Tópicos – muitas vezes, não conseguimos fugir de uma mensagem mais longa, que comporta muitas informações. Quando isso acontece, é importante criar uma forma confortável de leitura. Os tópicos são uma ótima opção.
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- Assunto – é imprescindível colocar o assunto no campo a ele destinado. O assunto deve deixar claro o teor da mensagem.
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- Urgência – a palavra “urgente” tornou-se uma constante nos e-mails. Seu sentido já está esvaziado, pois tudo é sempre urgente. Entretanto, a urgência de uns nem sempre é a de outros. Só devemos sinalizar a urgência da mensagem em situações extremas, mesmo assim, evitando a palavra “urgente”...
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- Resposta – só devemos responder a todos que estão na cópia se, de fato, as respostas tiverem relação com as pessoas. À medida que o assunto vai evoluindo, devem-se retirar da cópia as pessoas que já não estão mais envolvidas.
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- Fonte – lembre-se que a comunicação por via eletrônica busca, muitas vezes, incorporar alguns sinais que visam auxiliar o destinatário no entendimento do tom da mensagem. Por isso, há uma série de cuidados que devem ser tomados quando se escolhe a fonte, a cor, o tamanho. As maiúsculas, por exemplo, são gritos! Cuidado. Não exagere, também, no uso dos emoticons. Eles podem ter o efeito contrário e poluir sua mensagem.
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Enfim, o e-mail deve ser tratado com o mesmo cuidado que se utiliza para lidar com o texto técnico. Afinal, no ambiente de trabalho, é isso o que ele é, guardadas as devidas proporções, claro!